איוש משרות
הדרך העיקרית לשינוי תפקיד וקידום באוניברסיטה, היא על-ידי זכייה במכרז. נושאים הקשורים במכרזים היוו את חלק הארי מהדיונים בתהליך הדיאלוגים.
לאור עניין של המועמדים במידע ומדיניות משאבי-אנוש לפעול בשקיפות מירבית, הוחלט שעובדים יוכלו ליצור קשר עם מדור גיוס ולקבל מידע באם המשרה מאוישת בהווה על-ידי ממלא מקום וכן אם תחת משרה ניהולית מכהן סגן (לדוגמא- באם המכרז לרמ"ד, אם יש ע. רמ"ד). כמו כן, מעתה הודעת זימון מועמד או מועמדת לוועדת קבלה הנשלחת במייל, תכלול את מספר המועמדים המוזמנים במכרז.
- מנגנון ערעור על תוצאות מכרז
לאור שאלות שעלו, הרינו להבהיר כי כל החלטה שמתקבלת בתחום משאבי האנוש, ניתנת לערעור אצל סמנכ"ל משאבי-אנוש. במסגרת זו, ניתן לערער גם על תוצאות מכרזים, באם עובד או עובדת מסוימים סבורים שההליך התקיים באופן שאינו תקין או הוגן.
בדיאלוגים עלה רעיון של יציאה למכרז שנה לפני פרישה של עובדים בתפקידים מורכבים או ייחודיים. הוחלט שגיוס יבחנו בכל שנה את רשימת הפורשים, על מנת לוודא האם ניתן לסייע בהכנתו של עובד אשר יהיה מוכן לתפקיד. כמו כן, בעקבות הדיאלוגים נעשה תהליך בדיקה של עובדים בתפקידי ע. רמ"ד, כדי לבחון אם יש מועמדים שהשכלתם אינה מתאימה להגשת מועמדות לתפקיד רמ"ד בעתיד (לא נמצאים מקרים רלוונטיים). עוד בהקשר זה נציין, כי לגבי השתתפות ממונים לפני פרישתם במכרזים למשרות הכפופות להם, הוחלט כי כאשר נבחר כבר ממונה חדש, הוא יהיה הגורם הבוחר. אם טרם נבחר ממונה חדש, יעשה מאמץ לדחות את תהליך הגיוס, במידת האפשר.
ליווי עובדים בתהליכי קידום ושינוי משרות
ישנם בארגון עובדים הניגשים למספר מכרזים ולא מצליחים "להתקדם" במוסד. בהקשר זה, נידונו מספר נושאים הקשורים בתמיכה ועזרה לעובדים.
נבדקת אפשרות של קבלת סיוע מחברה חיצונית שתערוך אבחון אישי לעובד, במימון משותף של העובד והאוניברסיטה. הנושא עדיין בבחינה, במידה ויתקבל אישור תצא הודעה מסודרת בעניין מטעם ע. רמ"ד גיוס.
- הכנת עובדים פנימיים לקראת ועדות קבלה
נבדק על-ידי בקשת הצעות מחיר מחברה חיצונית. בשל מגבלה תקציבית, הוחלט כרגע לא לפתוח הכשרה כזו. מעבר לזה, מניסיוננו במכרזים פנימיים, השם שהעובד יוצר לעצמו בקמפוס הוא הגורם המכריע ביותר.
- ליווי עובדים ומנהלים בחזרה לתפקיד קודם
הוחלט לקבל את ההצעה שעלתה להעניק ליווי לעובדים אשר חוזרים לתפקידם הקודם, לאחר תקופת ניסיון בתפקיד אחר, שלא צלחה מסיבה כלשהי. הליווי יוענק הן לעובדים והן למנהלים, בהתייעצות עם משאבי אנוש. לצורך כך אף הוקצה תקציב עבור מספר מפגשי ליווי של יועץ חיצוני.
הנושא נבחן במשאבי אנוש ביחד עם הרמ"נים וההחלטה הייתה כי אין בחשיפה בסיסית כדי להוות תחליף לניסיון עבודה ולכן אין מקום לבנות תוכנית חשיפה של המנהלה לאקדמיה. יחד עם זאת, העובדות מראות שעובדים טובים במנהלה מצליחים לקבל תפקידים ואפילו בכירים באקדמיה.
- כפייה של עובדים על ממונים
בדיונים בין הקבוצות השונות הייתה תמימות דעים בקרב כל הקבוצות, כי אין זה יהיה נכון לכפות על ממונים עובדים שהם אינם מעוניינים לגייס. אי לכך, משאבי אנוש ימשיכו לפעול בעניין זה כפי שפעלו עד כה ובהתאם לאמור, לפי החלטת כל הקבוצות
כאשר לא נבחר מועמד במכרז פנימי, משאבי אנוש פועלים במספר דרכים בכדי לנסות ולמצות את הפוטנציאל הפנימי. מדיניות משאבי אנוש היא שכל זמן שיש מועמד פנימי מתאים, הוא תמיד יהיה בעדיפות על פני יציאה למכרז חיצוני.
פיתוח עובדים
ישנה הסכמה בין משתתפי הדיאלוגים ומשאבי אנוש, בחשיבות הפיתוח האישי והמקצועי של הסגל המנהלי והטכני, הן כגורם התורם לשביעות הרצון והמימוש האישי של העובד, הן כגורם המטפח מצוינות בעבודה והן ככלי לקידום.
- עידוד פיתוח מקצועי על-ידי תפקידי רוחב
אמנם, לא ניתנת עדיפות "רשמית" במכרזים, לעובדים שביצעו מספר תפקידי רוחב. יחד עם זאת, מועמדים כאלה מביאים עמם פעמים רבות עושר רב יותר של ידע וניסיון מקצועי והבנה מעמיקה יותר של המוסד, ואלו מהווים באופן טבעי יתרון בוועדות הקבלה. לאור זאת, אנו קוראים ומעודדים את הסגל לנסות לפנות למשרות רוחביות, כחלק ממסלול קריירה ולצורך הפיתוח האישי והמקצועי.
עלתה דרישה גדולה מהשטח לבנית תוכניות לפיתוח מקצועי, החל מנושאים בסיסיים כגון שיפור השרות וכלה בתוכניות מורכבות לפיתוח עתודה ניהולית או קבוצות איכות. בימים אלו נמצא הנושא בבחינה מעמיקה במשאבי אנוש, גם בהיבט התכנים וגם בהיבט עידוד העובדים לצאת להדרכות והכשרות. בין היתר, נבדקת גם אפשרות לבניית קורסים ייעודיים, בשיתוף המרכז האוניברסיטאי ללימודי חוץ ובשיתוף פעולה עם קרן ידע המח"ר וקרן ידע של המהנדסים, שיאפשרו צבירת נקודות לצורכי גמול השתלמות. במשאבי אנוש בונים תוכנית הכשרות, הכוללת גם נושאים מקצועיים וגם תכנים הקשורים בשיפור השירות. כמו כן יש לציין, כי למרות השנה התקציבית הקשה, המנכ"ל רואה חשיבות רבה בהכשרת מנהלים ולכן אפשר את התקציב הגבוה הנדרש לתוכנית לפיתוח ממ"חים, שתתקיים השנה.
הנושא הוסבר בקרב הקבוצות והתקיימו דיונים לאחר הדיאלוג. הוחלט שלא לשנות את ההחלטה על הפסקת התהליך. יחד עם זאת, משאבי אנוש מעודדים את המנהלים לקיים הערכת ביצוע, כל אחד בדרכו ואף מציעים את עזרתנו למנהלים הרוצים בכך. למעוניינים, יש לפנות לענת לצר.
תגמול ותמרוץ
במהלך הדיאלוגים, עלה כי ממונים רבים לא מכירים את התהליך וטוענים שהוא אינו מתקיים ביחידתם. כדי להגביר את המודעות לתהליך, הנושא פורסם לאחרונה לכלל העובדים בניוזלטר של התקשורת הארגונית ובנוסף הנושא הועלה בפורום ממ"חים וכן נשלחו מכתבים למנהלים. מנהל אשר ביחידתו לא מתקיים תהליך הוקרת עובדים, מתבקש ליידע את משאבי אנוש.
קיצור פז"מ בהעלאה בדרגה הוא כלי לניהול עובדים, הנמצא בידי המנהלים. מידע על משך השהייה של כל כפוף בדרגה, נגיש למנהלים בצורה קלה וברורה ב"מסך המנהלים". בנוסף, נבדקת אפשרות להוצאת דו"חות מסודרים למנהלים, על כלל העובדים ביחידתם.
הצד השני של ה"מקל והגזר" בתגמול ותמרוץ עובדים. בקרב מספר קבוצות עלתה טענה שכאשר עובד יוצא לחופש ללא אישור מנהל, עצם אי-האישור על-ידי המנהל בחילן, משמעותו שלעובד יורד יום חופש. כפי שהוסבר במספר דיאלוגים מנהל אשר לא מאשר לעובד לצאת לימי חופשה באפשרותו לטפל בעובד באופן משמעתי על אי-ביצוע הנחייה. כדי להפחית שכר בגין ימי חופשה לא מאושרים, על הממונה לקיים הליך בדומה לשימוע. למען הסר ספק, הנושא אינו מחייב טיפול מידי באותו חודש, וקיימת אפשרות גם להפחתת שכר רטרואקטיבית, במקרה שזה נדרש. לשאלות והנחיות, אנא פנו למשאבי אנוש לגברת ורדה פלד-צינס. בנוסף, לידיעתכם בימים אלו נמצא נוהל ועדת משמעת בתהליך ריענון מול הלשכה המשפטית ויפורסם לאחר סיום כתיבתו.
פיתוח קשרים מקצועיים ותקשורת פנים-ארגונית
בהתאם לדרישה שעלתה מהשטח, לקיום קבוצות מקצועיות הומוגניות למטרות שיח ולמידה, הוקמו פורום לממונות על המנהל ורכזות מחלקה ופורום לרכזות לענייני סטודנטים. בנוסף, ביוזמת מנכ"ל האוניברסיטה, הוקם פורום רמ"דים, אשר המנכ"ל יעמוד בראשו. הפורומים נפגשים תקופתית ומועלים בהם נושאים מקצועיים רלוונטיים וכן סוגיות כגון התמודדות עם לחץ והתמודדות עם אוכלוסיות מגוונות.
במספר קבוצות הועלה שיש צורך ורצון בקיום תהליך ברוח הדיאלוג גם עם עובדים בדרגים שאינם ניהוליים. ההצעה התקבלה ותהליך כזה נמצא בימים אלו בבנייה במשאבי אנוש, תוך כוונה לקיימו מוקדם ככל הניתן.
- שיתוף פעולה עם מועצת העובדים
בשיחות עלה כי לעובדים חשוב שיתקיים שיתוף פעולה בין ההנהלה למועצת העובדים. אכן, קיום מערכת יחסים שיתופית עם נציגות העובדים הינה מטרה חשובה, העומדת לנגד עיני ההנהלה באופן רצוף ומתמשך. השנה נבחר יו"ר חדש למועצת העובדים, ובהזדמנות זו אנו מעוניינים לאחל הצלחה למר אלי פרץ ומאחלים לכולנו שיתוף פעולה פורה בין הנהלת האוניברסיטה למועצת העובדים.
במהלך הדיונים עם הקבוצות השונות, עלו אפשרויות של ריענון או הרחבת ההצרחה, כאשר לכל צד הועלו יתרונות וחסרונות. בהמשך לדיאלוג, התקיים דיון עם הועד ובשיקול כלל המרכיבים הוחלט בשלב זה לא להרחיב את הקבוצה. עם זאת, במידה ויהיו רעיונות להצרחה, משאבי-אנוש יפעלו ליישם את ההצרחות.