פרוגרמה רעיונית - הגדרה:
השלב הראשון במימוש פרויקט מעבר משרדים הוא הגדרת צרכי המזמין, שאיפותיו וחלומותיו.
שלב זה מגדיר את בסיס התכנון לכל הגורמים המעורבים בתכנון הפרויקט בהמשך, כבר בשלב איתור הנכס המתאים
. במסגרת מסמך זה נערכים ראיונות עם נציגי החברה, מתבררים צרכיה ואופייה הייחודי. התהליך מאפשר לנסח מסמך פרוגרמה המרכז את הצרכים, שטחי הבניה הדרושים, קשרי הגומלין בין חלקי המבנה (המחלקות) ונערך אפיון מפורט של הפונקציות השונות (בדומה למסמך אפיון של פרויקט פתוח תוכנה). המסמך כולל חלק חשוב המתאר "טיפוסים" לכל עובד/מחלקה ומאפיין שטחי עבודה דרושים (שטח רצפה), ריהוט (גודל שולחן), שטחי אחסון, שטחים ציבוריים (חדרי ישיבות/דיונים - גודל וכמות) ונתונים טכניים שונים כגון מספר נק' חשמל תקשורת דרושות בכל עמדה/חדר ועוד.