שלום לך,
כאן אילנית פרימן
מזכל"ית PMI
כל מי שעוסק (או עסק אי-פעם) בניהול פרויקטים
מכיר היטב את האמירות הציניות המתארות את
השילוש הקדוש של עיסוק מורכב זה:
לעולם הפרויקט יחרוג מן התקציב המתוכנן.
לעולם הפרויקט יאחר ביחס ללוח הזמנים המתוכנן.
לעולם הפרויקט יספק פחות תכולה ממה שתוכנן
או הובטח להנהלה, ללקוח או למזמין.
אמנם נכון, יש לא מעט חריגים מכלל אומלל זה,
ולרוב ניתן לצמצם חריגה רק לאחד (או לשניים) מן הסעיפים הללו,
אך בדרך כלל הדבר יעשה על-חשבון הסעיפים הנותרים .
לא בכדי שלושת הפרמטרים
הללו מכונים גם משולש ברמודה של ניהול פרויקטים.
האם זה מוכרח להיות כך?
מהו אותו הקושי אשר הופך את המשימה
של ניהול מכלול פעילויות שונות - אשר כל- אחת מהן
כשלעצמה בהחלט ניתנת לביצוע -
למשימה כמעט בלתי אפשרית?
הרי גם בפרויקטים מאתגרים בחדשנותם,
בהם יש משימות שהן חדשות ממש שמחייבות מחקר
(ולא רק פיתוח) – המשימות הללו הן בד"כ מיעוט מבוטל מכלל הפרויקט.
אלא מה שתמיד חדש בפרויקט, ולכן אנו קוראים לו כך -
זו העובדה שהצירוף המסוים של
הפעילויות והמשאבים הנחוצים לביצוען
אשר מרכיבים את הפרויקט – הוא חד -פעמי.
ולכן מימוש היחידה הראשונה של מוצר חדש
היא לעולם פרויקט, ואילו הרכבת היחידה המאה,
האלף או המיליון, גם אם היא כוללת אותם הרכיבים בדיוק –
כבר אינה נחשבת לפרויקט.
השוני ברמת אי-ודאות הוא שמבדיל
בין פרויקט לבין פעילות סדרתית.
כן יש לזכור שהקושי האמיתי בניהול פרויקטים
נוצר כאשר מנהלים בו-זמנית מספר פרויקטים,
המשתמשים - כולם או חלקם - באותם המשאבים לביצוע משימותיהם.
סביבה זו, מרובת-פרויקטים אך משותפת-משאבים
מהווה אתגר ניהולי מורכב ביותר.
דווקא המעבר המאסיבי למבנה ארגוני מטריציוני
הפך סוגיה זו לאופיינית בארגונים רבים העוסקים בביצוע פרויקטים.
מסיבה זו הסדנה תעסוק לא רק בניהול פרויקט יחיד (שגם זו משימה לא קלה) -
אלא גם תתייחס לסוגיה של ניהול פרויקטים רבים המתבצעים בה בעת.
בעיית ניהול נכון של פרויקטים אינה קלת ערך -
כמה מן הכישלונות העסקיים הגרנדיוזיים ביותר
של העשורים האחרונים קשורים בפרויקטים שקיימו
את כללי השילוש הקדוש הרשומים לעיל.
כשלון פיתוח מנוע סילוני חדש הביא את Rolls-Royce המהוללת לפשיטת רגל;
בניית המנהרה מתחת לתעלת לה-מנש,
ה- Chunnel ,מן הפרויקטים האזרחיים הגדולים ביותר של המאה ה-20,
איימה על האיתנות הפיננסית של מממניה
(רוב הבנקים הגדולים של צרפת ובריטניה);