רקע
: בית ספר נמצא בתהליכי צמיחה מתמידים ובניית מערכות ניהול מתקדמת. פעילות זו דורשת מאמץ ארגוני ותקצבי רחב היקף. עם זאת נמצא כל בית ספר במגבלות תקציב קשות מה שמחייב התייעלות תקציבית ומאמץ לגיוס משאבים ממקורות מגוונים. המסמך שלפניכם מתווה עקרונות ראשונים לקראת גיבוש מדיניות מוסכמת ברמה בית ספרית לתחום.
מדיניות
- במטרה להבטיח תהליכי גיוס משאבים התייעלות והגדלת הכנסות נדרשת מדיניות בית ספרית ברורה ומחייבת לטווח ארוך. מדיניות זו צריכה לבוא לידי ביטוי בהחלטות הנהלת בית הספר והקפדה על ביצוע ההחלטות תוך יישום מוקפד ולאורך זמן של מדיניות זו.
גיבוי
- תהליכי גיוס משאבים והגדלת הכנסות מחייבים גיבוי של מנהיגות הספר (מנהל/ת) . ללא גיבוי אין סיכוי להצלחת הפעולה. גיבוי משמעותו תמיכה בלתי מסויגת, ברורה ובכל שלב של תהליכי גיוס משאבים והגדלת הכנסות, כולל מעורבות אישית של מנהיגות בית הספר בפעילות זו, תמיכה בפרוצדורות, מתן הוקרה להצלחות, פעילות לפתיחת שערים, קיום אירועים וטקסים, שותפות בסיורים ועוד..
איתור הצרכים-
במטרה לגייס משאבים ולהגדיל הכנסות יש לבצע איתור מוקפד של צרכים בכל רמה במערכת כתהליך רוטיני החוזר על עצמו שוב ושוב בדגש על צרכים היכולים להוות כוח משיכה למשאבים זמינים.
משאבים
- קיים מגוון רחב של סוגי משאבים לצרכים מגוונים. משאבים אינם רק כסף ויש לאתר, לסמן ולהנגיש את סוגי המשאבים השונים והמגוונים אותם ניתן לגייס לבית הספר.
מקורות לגיוס משאבים
- קיים מגוון רחב של מקורות כגון משרדי ממשלה, ארגונים ועמותות, קרנות, תורמים פרטיים ועוד. את המקורות יש לרכז, ולעדכן לאורך זמן כתשתיות מרכזי לפעילות.
שיטות פעולה לגיוס ותכנון-
בפועל אין גבול לשיטות הפעולה אותן ניתן להפעיל למטרה זו. החל מביצוע תהליכי התייעלות פנימיים של ניהול איכותי של משאבים קיימים, כולל התקשרות עם חברות מתמחות בתחום, דרך יועצים ומגייס יתרונות, ועד לרמה של קשרים אישיים ופולטים ומקצועיים. עם זאת בית הספר נדרש להגדיר לעצמו שיטות פעולה ותהליכי עבודה במסגרת תכנית העבודה.
ניהול
– מעגל הניהול השלם, הכוונה היא כי את תהליך גיוס המשאבים והגדלת הכנסות צריך לנהל כמו כל תחום אחר בבית הספר. העוסקים בתחום זה הם כלל העובדים בבית הספר כולל המורים, ההורים ופעילים ואחרים. כל אחד בתחומו נדרש לעסוק בתחום גיוס המשאבים בהתאם לצרכיו והיכולת שלו. כל גוף במערכת הכוללת חייב להגדיר צרכים ולגייס משאבים. הכוונה היא להכשיר ולעודד תהליכים בהם גיוס המשאבים יהפוך לתרבות עבודה כאשר בית הספר אינו הכתובת היחידה לקבלת משאבים ע"י המורים, וכל אחד (עד לרמת העובד הבודד) עוסקים באיתור צרכים ומקורות גיוס משאבים.
בקרה
- תהליכי בקרה על ביצוע תכנית הגיוס קריטיים להצלחת המהלך. הכוונה לבצע בקרה שיטתית על יישום תכנית העבודה תוך הקפדה על שיפור וטיוב תהליכים.
שיווק ויחסי ציבור-הוקרה לתורמים-
גיוס משאבים מחייב מהלך משמעותי של מיתוג ושיווק. משקעים ותורמים כולל פקידי ממשלה אוהבים להשקיע במקום בו יש הצלחות. הצלחות צריך לשווק ולייצג ולאור זאת יש להיות ערוכים עם מגוון כלים לשיווק ויחסי ציבור של בית הספר במקוון רחב של תחומים. דגש מרכזי יש לתת לשמירה על קשר עם התורמים והמשקעים לאורך זמן.
התארגנות-
על בסיס זה מוצע לקיים דיון מקצועי של צוות מוביל בתחום הכולל: מנהלת, סגנית, מזכירה צוות מוביל ויו"ר ועד הורים במטרה להתארגן מעשית ליישום המהלך.
לוחות זמנים
- הכוונה לקדם עבודה בטווח קצר (מידית) הכוללת הכנת תיק צרכים בכל תחום ומיפוי מקורות לגיוס משאבים המוכר וקיים. טווח ארוך בו יגבש בית הספר תכנית פעולה מפורטת ויקצה לנושא את המשאבים הנדרשים.
טכנולוגיה
- תהליך גיוס משאבים מחייב פעילות משולבת טכנולוגיה מתקדמת לצורך תקשורת איכותית עם משקעים, ניהול מוקפד של תקציבים, פעילות יחסי ציבור ושיווק ועוד. לאור זאת נדרשת השקעה בתשתיות והכשרה של מורים.
הכשרה
- תהליך נדרש החל מהטמעת מושגים ועד לרמה של פיתוח התחום. הכשרה ניתן לבצע תוך כדי עבודה, בימים מרוכזים ובלמידה מרחוק. כולל הרצאות, סדנאות תרגול ועוד.
תקציב
- כמו כל תחום אותו רוצים לקדם גם תחום זה יש לתקצב ולהשקיע במטרה להבטיח תפוקות.