סיכום דיון שיפוצי קיץ 2019 מספר 1 מיום 10/4/2019

משתתפים : ג'קי גונגרדי- סגן ראש המועצה, מתי חוטה- מנכ"ל, אבי בן אבו- מנהל רכש, שי נפתלי- מנהל שפ"ע, כפיר שובב- הנדסה, בני בן משה- הנדסה, ניסן פרטי- הנדסה, ריקי בן ישי- מנהלת מח' רווחה, יגאל זהר- מנהל מח' הנוער, צביה חסון- גזברות, ירון נחמיאס- פיקוח סולם ישראל, קובי חמו- פיקוח סולם ישראל. גלעד גולדמן-מנהל מח' החינוך

החלטות :

כללי

סיכום תוכניות שיפוצי קיץ משנת הלימודים הקודמת 2018 במטרה לא לבצע עבודות כפולות- אחריות כפי שובב.

דיון המשך שיפוצי קיץ מספר 2 - יקבע מיד לאחר חזרה מחופשת הפסח, אחריות קורל מזכירת מנכ"ל.

רשימות גני הילדים ובתי הספר – ישלחו ע"י גלעד לכפיר שובב ושי נפתלי (מצורף קישור)

מחלקת החינוך תשלים ריכוז צרכים לשיפוצי קיץ מגני הילדים ובתי הספר עד ליום א' 14/4/2019.

בניית 4 גני ילדים – טרם החלה בניית 4 גני ילדים מאחר ולא שילמו למתכנן ואין תוכניות.

משימות מח' הנדסה

שלב א - ריכוז כל צרכי שיפוצי קיץ, תיקוני בטיחות, הצללות , גדרות, דשאים כולל סיורי שטח בגני הילדים, בתי הספר, מועדוני נוער ורווחה , השלמת אומדני תקציב ליום 17/4/2019, התקשרות עם חברת פיקוח וקבלן מסגרת לשיפוצי קיץ

משימות שי נפתלי

שלב א - הכנת הצעות מחיר וצרכי תקציב לנושאים הבאים: סקר מטלטלין, חשמלאי בודק, תיקוני חשמל, תיקוני מזגנים סקר צרכים ותקציב נדרש בתחום חשמל (בהתאם לדרישות גני הילדים בתי הספר וממונה בטיחות). עד ליום 17/4/2019

משימות יוסי מעודה

הכנת הצעות מחיר וצרכי תקציב לנושאים הבאים: סקר בטיחות, סקר צרכים ותקציב נדרש בתחום כיבוי אש, ביתני שמירה וכל הדרוש גם למבני חינוך החדשים בתחום אחריותו (בהתאם לדרישות גני הילדים בתי הספר וממונה בטיחות). עד ליום 17/4/2019

משימות תמיר אטגייב

הכנת הצעות מחיר וצרכי תקציב לנושאים הבאים: סקר צרכים ותקציב נדרש בתחום תקשורת מחשבים, טלפוניה, מצלמות וכל הדרוש למבני חינוך החדשים בתחום אחריותו (בהתאם לדרישות גני הילדים בתי הספר). עד ליום 17/4/2019

משימות אבי בן אבו- מח' רכש

ריכוז כל צרכי רכש לפתיחת שנת הלימודים, הכנת זכיינים וספקים מורישים בתחום הרכש, הכנת אומדנים בהתאם, כולל השלמת מכרז לממונה בטיחות.

משימות גזברות

מיפוי יתרות מתקציב תב"רים, הכנת מקורות מימון לשיפוצי קיץ אישור הזמנות וכד'.

לרשימת בתי הספר והגנים- בקישור המצורף

לוחות זמנים:

עד יציאה לחופשת הפסח הכנת ריכוז צרכים ואומדנים , הגשת בקשת תקציב

מיד לאחר חופשת הפסח התקשרות עם ספקים, זכיינים קבלנים והכנת הזמנות לפי עדיפויות

התחלת עבודות ורכש ביום 15/6/2019

https://sites.google.com/site/ashklonal/reshmot

כל המידע על שיפוצי קיץ בקישור המצורף- https://lp.vp4.me/jj8q

רשם גלעד גולדמן

הצעת החלטה הערכות ארגונית וחלוקת תפקידים – שיפוצי הקיץ 2019

אחרי ארבע שנים של עבודה משותפת עם חברת "סולם ישראל" במסגרת שיפוצי הקיץ ועם צוות מתוגבר של מחלקת הנדסה והרבה ניסיון שנצבר אצל חברי המחלקה בניהול רימה, צוות הכולל את אשר, ניסן, קטי, כפיר, דינה, ויהושוע בני קומה המזכירות אילנה ואורינה יחד עם שתי חברות קבלניות וחברת ניהול איכותית (סולם ישראל) יש כיום למועצה את כל הכלים לבצע עבודה איכותית במסגרת שיפוצי הקיץ.

דוחות בטיחות - את דוחות הבטיחות מקבלים מיוסי מעודה האחראי לנושא. סולם ישראל מחלקים משימות לפי תחומי אחריות (חשמל- יהודה אלקריף, כיבוי אש- יוסי מעודה, גינון- אהרון שמואל, הצללה – ניסן. תיקונים קלים אבות בית). ראשון פלסט- עבודות קבלן. לאחר גמר העבודות רושמים ע"ג הדוח "בוצע" ומרכזים הכל אצל אילנה קשקש. בסיום תהליך רימה מאשר בחתימה יחד עם יוסי מעודה.

ריכוז צרכים נוספים והכנת הזמנות – צרכי השיבוץ רוכזו ע"י בתי הספר וגני הילדים בטבלאות אקסל. יש לקיים סיורי שטח בבתי הספר והגנים, לרכז עדיפויות, ולהכין תוכניות עבודה, אומדנים והזמנות לביצוע.

הכנת הזמנות – תכניות העבודה מתורגמות לאומדנים. את התוכניות נרכז באקסל תכנון של תב"ר שיפוצי קיץ (באחריות נאור וגלעד) את הזמנות העבודה על בסיס תכנון התקציב והאקסל מכינה דינה. בסיום העבודות בצמוד לחשבוניות ולהזמנות ודוחות הביצוע מאושרים יש לצרף צילומים של גמר ביצוע.

כיתות אקוסטיות - זה, את נושא הכיתות האקוסטיות מחלקת הנדסה מטפלת בכל שלבי העבודה. (החל מסיורים, דרך הגשת בקשה למשרד החינוך ועד גמר ביצוע ודיווח על בסיס הרשאות תקציב)

ריכוז עבודות שקבלן לא מבצע במבנים החדשים: אבי בן אבו מרכז את כל העבודות הנדרשות במבנים חדשים שהקבלן לא מבצע. (כולל: מזוזות, וילונות, תקשורת, גינון, ספסלים, פחי אשפה, הצללות, מעקות בטיחות לבטיחות בדרכים, גינון ועוד).

תכנית המבנים של ראש המועצה (בנוסף לפתיחת מבנים חדשים ראה מפרט בהמשך)

 לכבוד

רימה לבדב

מהנדסת

הנדון: מתווה היערכות לשיפוצי קיץ 2019

היערכות מחלקת הנדסה

בהמשך להחלטה על מינוי חברה מפקחת (סולם ישראל) אושה על זימון מפגש היערכות בהקדם. מאחר ומדובר בשנה שלישית ברציפות אותה החברה מלווה אין ספק כי השנה היערכות צריכה להיות קלה יותר. להלן ריכוז צרכים והצעת תכנית הפעילות. מחלקת הנדסה (בעזרת סולם ישראל) תבצע עבודות שיפוצי הקיץ בכל ההיבטים ובכל תחומי הפעולה החל משלב תכנון, אישור תכניות, תקצוב, ניהול תקציב, הכנת הזמנות ביצוע וגמר ביצוע הכל כולל הכל.

תהליך העבודה

קבלת צרכים של בתי הספר וגני הילדים ודוחות בטיחות - בהתאם לטבלאות מרכזות יש להכין תכנית עבודה מפורטת הכוללת צרכים של גני הילדים, בתי הספר בשילוב דוחות בטיחות

תכנון – כולל סיורי שטח להכרת הצרכים כפי שאותרו , ריכוז צרכים , מיפוי כל העבודות הנדרשות, הכנת אומדנים , אישור קבלנים, הנחיית אבות בית, הנחיית קבלנים, קביעת לו"ז במטרה להתחיל אבודות ביום 1/7/2018 ולסיים ביום 15/8/2018 , אישור העבודות ותקציב .

אישור תכניות עבודה ותקציב - את תכנית העבודה יש לאשר ע"י מהנדסת, מנכ"ל, גזבר, וראש המועצה במטרה להבטיח שמירה על מסגרת תקציב ומניעת תוספת תוכניות מעבר לתכנון המקורי

חלוקת משימות לביצוע - יש לחלק משימות ביצוע בהתאם לתחומי אחריות (גינון-אהרון שמואל, חשמל- יהודה אלקריף, ריסוסים- יוסי זיתון וכדומה)

ביצוע - חלוקת עבודה, חלוקת קבלנים, בקרה על ביצוע עבודה, תיאום מפתחות, תיאום כניסות, בקרת ביצוע.

ניקיון - יש להקפיד לכלול בכל תכניות העבודה נקיון יסודי בגמר ביצוע העבודות.

סיכום - צילום גמר עבודות, הגשת חשבוניות בהתאם להזמנות, הגשת חשבוניות וגמר ביצוע.

תקציבים :

אומדנים - יש לבצע אומדנים לפי פרויקטים או לפי מוסד חינוכי (ולא כמויות חומרים ושעות עבודה), אומדנים יכללו את כלל העבודות, שלב ראשון אומדן כללי, שלב שני אומדן מפורט.

הקמת תב"ר - בהתאם לאומדנים יש להכין תב"ר שיבוצי קיץ בהקדם!!!! . יודגש כי יש לאשר תב"ר שיפוצים כמה שיותר מוקדם במטרה להבטיח התחלת עבודה ביום 1//7/2018.

תכנון ניצול תקציב - בתיאום גזברות יש להכין הזמנות בהתאם לעבודות מאושרות גם במטרה להקל על אישור חשבוניות בהמשך.

הזמנות פר בית ספר/ או פר פרויקט - הזמנות יש להכין לפי בית ספר (כל בית ספר בנפרד) או לפי פרויקט (כגון מילוי חול בסה"כ גני ילדים)

גמר ביצוע, דיווח הגשת חשבוניות - מיד עם גמר ביצוע עבודה יש להכין צילומים דוחות ביצוע וחשבוניות על בסיס הזמנות חתומות.

תשלום - יש להגדיר מועדי תשלום בתיאום גזברות.

תחומי הפעול – להלן רשימה חלקית של העבודות הנדרשות בקיץ 2019:

גמר בנייה חדשה - 14 כיתות בתיכון, 8 כיתות אמירים, 8 כיתות אלינות , 4 גני ילדים בצמרות המושבה, שיפוץ הדרים 

תוספות לבנייה החדשה : 

תיקון ליקויי בטיחות- תיכון דוחות בטיחות לכל הדנים, בתי הספר תנועות הנוער.

הקמת כיתות אקוסטיות - הקמת כיתות אקוסטיות בהתאם לתוכנית העבודה של משרד החינוך, כולל זימון סיור מקצועי של שמע ויועץ אקוסטי, הגשת בקשות למשרד החינוך, קבלת הרשאות תקציב ביצוע עבודות והגשת דוחות ביצוע.

שיפוצי קיץ בהתאם לאיתור צרכים (מצורפות טבלת צרכים לשיפוצי קית של בתי הספר והגנים)

ניקיון – בכל פרויקט יש לחייב קבלן בניקיון יסודי (ע"י קבלן ניקיון) בגמר ביצוע העבודות

השלמות עבודה : בכל פרויקט יש לסמן את העבודות התוספתיות אותן יש לבצע מעבר לעבודות קבלן הנדסה כגון (חשמל- יהודה אלקריף, גינון- אהרון שמורל, תקשורת- אבי בן אבו, מערכות מיגון- יוסי מעודה, מיים – יעקב זפרני , הצללות – ניסן וכדומה)

פירוט העבודות

משימות מחלקת הנדסה לקראת שיפוצי קיץ 2019

יש לבחור חברת ניהול לתפקיד ניהול ופיקוח לשיפוצי קיץ 2019 (הגדרת אחריות כוללת לתכנון עבודות, תמחור עבודות, הכנת הזמנות, בקרה ניהול ופיקוח על עבודות, הגשת דוחות סיכום מצולמים, הגשת חשבוניות על בסיס הזמנות מאושרות כולל שיפוצי קיץ בכל מוסדות החינוך והקמת כיתות אקוסטיות)

נווה נחום – גמר בנייה ספריה, מנהלה, מעברות ומגרש'.

נווה נחום : גמר בנייה 14 כיתות תיכון נווה נחום (קבלת מועד גמר)

צאלון - סביון - תוספת 6 כיתות

אילנות  - גמר בנייה של 8 כיתות .

אמירים  הקמת 8 כיתת לימוד

גני ילדים - גמר בנייה 4 גני ילדים גמר ביצוע חודש לפני פתיחת שנת הלימודים, עפ הלוז המצב סיום הגנים הוא ב30.8 כששנת הלימודים נפתחת יום לאחר מכן. הלוז לא מקובל. יש לקבל מסירה של הגנים לפחות חודש לפני , קרי ב 30.7.19 , בכדי להיערך לפתיחת השנה כנדרש .ב ב ר כ ה, אריק זורגר מנכ"ל המועצה באר יעקב

  שיפוצי קיץ- תכנון עבודות שיפוצי קיץ גני ילדים ומוסדות חינוך כולל תיכנון עלויות (טבלת צרכים נשלחה להנדסה).הגשת אומדן עלויות לשיפוצי קיץ ובנייה תוספתית 20119 

קבלן מסגרת - יש לקבוע קבלן מסגרת לתוכנית- אחריות הנדסה , קבלת משכ"ל גיל סבו יש לבדוק , ראשון פלסט קבלן שני. לבדוק נוהל מסגרת מול משכ"ל ומול ראשון פלסט. לא עושים הצעות מחיר, עובדים על בסיס הסכם עם קבלן (הולכים לדקל + הכנה)

צרכים אומדנים גני הילדים – ריכוז צרכים של כל הגנים בוצע ע"י גלעד, אומדנים יבוצע באחריות הנדסה

ריכוז צרכים כל בתי הספר – ריכוז אחריות בוצע עי גלעד, אומדנים אחריות הנדסה .

החלפת חולות – ביצוע החלפה חולות בכל הגנים (כולל כיסוי ומגרפה) במידת הצורך. החלפת חול קומפלט עלות לגן 1250   כולל מע"מ. 

ריכוז אישורים בטיחות – אילנה קשקש מרכזת ומסדרת את כל האישורים למוסדות חינוך, כיבוי אש, מטלטלין, אישורי בטיחות הכל עם חתימות של רימה ויוסי .ריכוז כל דוחות בטיחות, דוחות חשמל, ודוחות כיבוי אש ע"י אילנה קשקש במטרה לאשר ע"י רימה ויוסי מעודה.

בית יעקב- קבלת החזר 100,000 ₪ מאת החינוך + ביצוע תוכנית 250,000 ש:ח העצמאי עבור הקמת גג שנבנה בבית הספר

הנגשה אקוסטית מצורפים המסמכים :

שיפוצי קיץ 2019

מוזמנים   : מתי חוטה - מנכ"ל, רימה לבדב- מהנדסת , נאור דוידי- סגן גזבר, כפיר, בני, אשר מכלוף- הנדסה, נסין פרטי- הנדסה, יוסי זיטון- תברואה גלעד גולדמן – מנהל מח' החינוך,  אבי בן אבו – רכש, יהודה אלקריף- חשמל, אהרון שמואל- גינון ניקיון, שירלי דרי- מתנ"ס, נציגות דריהם- רווחה, נציגות - גני הילדים, ואחרים בהתאם לצורך.

הצעות בחלטה 

צוות מוביל שיפוצי קיץ : אריק, רימה, גלעד, נאור (מתכנס אחת לשבוע)

צוות מורחב : כל בעלי תפקידים בשיפוצי קיץ מתכנס אחת לשלושה שבועות לעדכונים.

צרכים גני הילדים – יש לרכז עד ליום ד' 29/3/2018 צרכים לשיפוצי קיץ של גני הילדים (לפי תחומים: שיפוצים, פיתוח ורכש)

צרכים בתי הספר – כנ"ל

תכניות עבודה - עד  28/3/2019 יש להציג תכנית עבודה, אומדנים כספיים לביצוע תוכניות שיפוצי קיץ- אחריות מנהלי מחלקות. אחריות אבי בן אבו- רכז, יוסי מעודה – בטיחות וכיבוי אש, יהודה אלקריף חשמל, אהרון שמואל גינון, חוה מכלוף מעברי חציה.

תקציבים - יש להכין לאישור תב"ר שיפוצי קיץ על בסיס אומדן   בנפרד מתב"ר רכש.  מקור מימון קרנות פיתוח – אחריות נאור וצביה.

גני הילדים חולות - יש להכין בתיאום גלעד תכנית חיטוי חול לארגזי חול וגנים עם משטחי חול. השיטה הכנת נוהל עם משכ"ל כולל תמחור פר אתר, מתן אפשרות להגדיל או להקטין עבודה בהתאם לצורך, - אחריות ניסן

גני הילדים משטחים סינטטיים- יש להכין בתיאום גלעד רשימת גנים בהם יש להשלים עבודות מסוג זה . השיטה נוהל משכ"ל כנ"ל – אחריות יוסי זיתון.

רשימות עצים מסוכנים- יש להפיץ לכל הגנים רשימות עצים מסוכנים לשתילה – אחריות מח' גינון.

שלבי עבודה נדרשים במידי

הכנת תכניות עבודה וצרכים- מנהלי מחלקות ובעלי תפקידים

ריכוז צרכים גני הילדים ובתי הספר – גלעד 

מינוי פיקוח על לניהול תכניות הקיץ

אישור תב"ר ותקציבים- גזברות (נאור דוידי)

הפעלת יועץ בטיחות (יוסי מעודה) בדיקות כיבוי אש (מעודה), בדיקות חשמל (יהודה אלקריף).

היערכות לרכש – התקשרות עם ספקים, הכנת מכרזים, ריכוז צרכים מגני הילדים ובתי הספר- אבי בן אבו.